La funzione di attivazione e disattivazione cliente ti permette di gestire lo stato operativo di un profilo senza doverlo eliminare dall’anagrafica.
È una funzione utile quando vuoi mantenere lo storico del cliente, i suoi dati e i suoi ordini, ma non vuoi più considerarlo normalmente attivo nel lavoro quotidiano.
A cosa serve lo stato attivo del cliente #
Lo stato attivo serve per controllare se un cliente deve restare utilizzabile come profilo operativo all’interno della tua anagrafica.
Può essere utile, ad esempio, quando vuoi:
- sospendere l’uso di un cliente senza cancellarlo
- mantenere lo storico ordini collegato al profilo
- tenere pulita l’anagrafica
- distinguere i clienti ancora utilizzabili da quelli che non devono più essere usati normalmente
In pratica, la disattivazione è una scelta gestionale, non una cancellazione definitiva.
Differenza tra cliente attivo e cliente non attivo #
Cliente attivo #
Un cliente attivo è un profilo normalmente presente e gestibile nella tua anagrafica.
Cliente non attivo #
Un cliente non attivo è un profilo che viene mantenuto nel sistema, ma che non vuoi più trattare come cliente operativo corrente.
Questo è utile quando vuoi conservare i dati senza continuare a usare quel profilo come riferimento normale.
Quando conviene disattivare un cliente #
Può avere senso disattivare un cliente quando:
- il profilo non deve più essere usato operativamente
- vuoi mantenere storico e anagrafica senza eliminarli
- hai bisogno di sospendere il profilo per motivi organizzativi
- vuoi tenere traccia del cliente ma non considerarlo più attivo
La disattivazione è spesso la soluzione più sicura quando non vuoi perdere informazioni già registrate.
Quando conviene riattivare un cliente #
Puoi riattivare un cliente quando il profilo torna a essere normalmente utilizzabile.
Ad esempio, può essere utile se:
- il cliente torna a ordinare
- vuoi riprendere a usarlo come profilo attivo
- la disattivazione non è più necessaria
- vuoi evitare di creare un nuovo cliente duplicato
Riattivare un cliente esistente è spesso meglio che crearne uno nuovo, perché permette di conservare continuità su storico e dati.
Dove si cambia lo stato del cliente #
Lo stato attivo del cliente si gestisce nella schermata di modifica del profilo cliente.
Per cambiare lo stato:
- apri la sezione Clienti
- cerca il cliente che vuoi aggiornare
- entra nella schermata Modifica
- individua il controllo relativo allo stato attivo
- attiva o disattiva il profilo
- salva le modifiche
Una volta salvato, il cliente viene aggiornato con il nuovo stato.
Cosa succede quando disattivi un cliente #
Quando disattivi un cliente, il profilo non viene eliminato.
Restano infatti collegati:
- dati anagrafici
- storico ordini
- KPI cliente
- eventuali tag
- note interne e altre informazioni del profilo
Questo è il motivo per cui la disattivazione è molto diversa dall’eliminazione.
Perché è meglio disattivare invece di eliminare #
Nella maggior parte dei casi, se non vuoi più usare un cliente ma vuoi conservare il suo contesto, è meglio disattivarlo invece di eliminarlo.
Disattivare è utile perché:
- non perdi lo storico
- non perdi i dati del cliente
- eviti rotture nel collegamento con ordini passati
- mantieni il profilo consultabile
- riduci il rischio di cancellazioni inutili o premature
L’eliminazione va usata solo quando sei sicuro che quel profilo debba essere rimosso davvero.
Cliente non attivo e cliente bloccato: non sono la stessa cosa #
È importante non confondere questi due concetti.
Cliente non attivo #
Indica un profilo non più normalmente usato come cliente operativo.
Cliente bloccato #
È invece un marcatore amministrativo visibile nella sezione Admin del profilo cliente, utile per segnalare che quel cliente richiede attenzione particolare da parte del team.
In pratica:
- non attivo riguarda lo stato di utilizzo del profilo
- bloccato riguarda un’indicazione gestionale interna
Le due cose possono avere scopi diversi.
Quando usare davvero la disattivazione #
La disattivazione è la scelta giusta quando vuoi:
- tenere il profilo in archivio senza cancellarlo
- evitare che venga gestito come cliente attivo
- mantenere ordine nell’anagrafica
- conservare tutte le informazioni collegate
Non è invece lo strumento giusto se devi solo aggiungere una segnalazione interna. In quel caso è più adatta la tab Admin, con note o stato bloccato.
Buone pratiche #
Per usare bene questa funzione, conviene seguire alcune regole semplici.
Disattiva se vuoi conservare il profilo #
Se vuoi mantenere dati e storico, disattiva il cliente invece di eliminarlo.
Riattiva se il cliente torna utile #
Se il cliente torna operativo, riattivalo invece di crearne uno nuovo.
Evita duplicati #
Prima di creare un nuovo cliente, controlla se esiste già un profilo disattivato che può essere riattivato.
Usa il blocco per casi particolari #
Se vuoi solo segnalare attenzione interna, usa la funzione di cliente bloccato nella sezione Admin.
Una funzione semplice ma importante #
La gestione dello stato attivo del cliente è una funzione molto utile per mantenere ordinato il database senza perdere informazioni preziose.
Ti permette di:
- conservare i profili già esistenti
- evitare eliminazioni inutili
- mantenere collegati ordini e KPI
- gestire meglio i clienti non più attivi
- riattivare rapidamente un profilo quando serve
Nella prossima guida vedremo come cercare e selezionare un cliente in Cassa in modo rapido durante la presa ordine.